Groepskenmerken
Dit schema geeft een overzicht van alle groepskenmerken per levensfase. Het is het resultaat van het onderzoek van Joris Piot.
| kenmerk | Startende groep | Autonome groep | Routineuze groep | Verstillende groep |
|---|---|---|---|---|
| Bewustzijn van de eigen bestaansreden, de ‘waarom’, de missie, de identiteit van de groep | Zeer bewust, maar nog in beweging, de missie is zich nog aan het vormen. | Bewust, de groep heeft een communiceerbare missie. | Latent, men moet er expliciet naar vragen. | Een fijne herinnering die op vraag met gepaste trots verteld wordt |
| Verbinding tussen groepsmissie en activiteit | De reden om zich te engageren bepaalt sterk de keuze van activiteiten. | De reden om zich te engageren bepaalt sterk de keuze van activiteiten. | De groepsmissie vervaagt, focus komt meer op het verbeteren van activiteiten. | Het steeds herhalen van activiteiten knipt de band met de groepsmissie door. |
| Verhouding tussen groepsmissie en verenigingsmissie | Net voldoende raakvlakken om toe te treden tot de vereniging. | Meer raakvlakken, men wilt de vereniging meer op hun groep laten lijken. | Verhouding tussen beide missies ligt vast, de groep aanvaardt het (klagend). | Verenigingsidentiteit is groot, maar men heeft last dat de vereniging verandert. |
| Doorstroming groepsleden | Groep vormt zich, er komen mensen bij en er gaan er weg. | Groep groeit, er komen vooral mensen bij. | Groep heeft zich gevormd, eerder sporadisch sluit een gelijkgezinde zich aan | Groep stagneert en krimpt geleidelijk. |
| Doorstroming bestuur | Er komen bestuurders bij, maar er gaan er ook weg. | Indien het bestuur het wenst, vinden ze vlot nieuwe bestuursleden. | Bestuursvernieuwing wordt pro forma gehouden met weinig resultaat echter. | Bestuur blijft hetzelfde, kans om vervangers te vinden is bijna onbestaand. |
| Betrokkenheid van groep op bestuur | Groep en bestuur vallen meestal samen, zeer hoge betrokkenheid. | Bestuur komt los te staan van de groep, de betrokkenheid blijft groot. | De afstand tussen groep en bestuur groeit geleidelijk, betrokkenheid vermindert. | Bestuur voelt zich alleen in hun taak, groep heeft weinig voeling met het bestuur. |
| Medeverantwoordelijkheid, eigenaarschap groepsleden | Zeer groot, er is nog veel onbestemde ruimte, veel kansen om iets op te pakken. | Groot, de kansen zijn veelvuldig en de uitnodiging warm om zich te engageren | Dalend door herhaling, teveel aan procedures en regels, statische verantwoordelijkheden. | De verantwoordelijkheid voor de groep ligt uitsluitend bij het bestuur. |
| Procedures (structuren, rollen en regels) | Amper, men is zich nog aan het organiseren. Weliswaar vrij organisch. | Installeren van procedures, die zorgen voor evenwicht tussen de missie realiseren en betrokkenheid van groepsleden. | Procedures worden pro forma herhaald en zelden bijgestuurd. Problemen worden meer en meer opgelost door extra regels. | Procedures zijn heilig, ze veranderen raakt de ziel van de groep. |
| Activiteiten | Alles is nieuw, waardoor alles een experiment is, dat ook wel eens kan mislukken. We proberen en zien wel. | Activiteiten nemen toe, zowel in kwaliteit als in kwantiteit. We kunnen beter en we leren uit fouten. | De draaiboeken verzekeren de kwaliteit, amper nieuwe activiteiten. We volgen de draaiboek. | Activiteiten verminderen geleidelijk, vooral activiteiten voor eigen ontspanning blijven over. |
| Ruimte voor inbreng in activiteiten | Veel ruimte , maar ook weinig structuur. | Veel ruimte in een duidelijk kader, je kan op iets terugvallen en daar je eigen invulling aan geven. | Mits je inbreng past binnen de voorgeschreven taak uit het draaiboek, mag je verbeteringen doen. | We doen het zoals we het altijd doen, dus graag geen nieuwigheden voorstellen in activiteiten. |
| Activiteiten samen met andere partners | Graag, we kunnen alle hulp gebruiken en stemmen ons graag af op de partner die het voortouw neemt. | Graag, we streven naar een win-win. We nemen hiertoe zelf het initiatief en wisselen van partner indien nodig. | We hebben vaste samenwerkingsverbanden met vaste partners. We zoeken amper nieuwe samenwerkingen op. | Nee dank u, we redden ons zelf wel. Samenwerken vergt teveel energie van onze groep. |
| Uitgewerkte activiteiten vanuit vereniging | Zeer welkom, maar indien te uitgewerkt passen ze niet op de context van de groep. | Welkom, mits het samen spoort met de eigen groepsactiviteiten en ruimte laat voor eigen accenten. | Als het de traditie is om dit te programmeren, dan zeer welkom. Graag goed uitgewerkte activiteiten. | Hoeft niet meer, we hebben al genoeg aan werk om onze traditionele activiteiten te organiseren. |
| Participatie aan regionaal overleg binnen de vereniging | Enthousiast, we kunnen veel leren van de anderen. | Welbewust, we hebben iets te bieden en we kunnen altijd iets opsteken. | Gewoonte, vanuit mijn verantwoordelijke rol moet ik deelnemen. | Verplichting, helaas hebben we hier weinig aan. Wel gezellig. |
| Gebruik maken van ondersteuner vanuit de vereniging | Zeer graag, de ondersteuner brengt gespreksleiding, structuur en een netwerk in onze werking. | Ondersteuner is welkom mits hij/zij zich afstemt op onze groepsdynamiek. Wij zijn autonoom! | Zo is de procedure, maar eigenlijk hebben we hem/haar niet nodig. Behalve bij plotse grote problemen | We hebben er al zoveel gezien. Als ze het vragen, mogen ze komen. Maar kom ajb niet af met vernieuwing. |
| Bonding, hoe zorgen we intern voor een goede samenwerking. | Gaat vanzelf door samen gedreven iets op te starten. We weten elkaars mening en soms botst het al eens. | Is inherent verbonden aan het samen graag iets op poten zetten. We vinden elkaars beleving belangrijk. | Naast onze gewone activiteiten maken we speciale activiteiten ter ontspanning van de eigen groep. | Hier zetten we sterk op in. Het is goed om elkaar nog te hebben en samen plezier te maken. |
| Bridging, hoe zorgen we voor een goede externe samenwerking. | We zijn vragende partij voor samenwerkingen en passen ons gemakkelijk aan. We hebben nood aan expertise. | We zoeken welbewust samenwerking op, zien onszelf als een interessante partner en gaan voor een winwin-situatie. | Onze externe contacten gaan alle jaren mee. Dit gaat goed en mag zo blijven. | |
| Externe vertegenwoordiging in raden en vergaderingen | Nog wat te vroeg om dit al op te pakken. Enkel indien noodzakelijk voor de doorstart van de groep. | Externe vertegenwoordiging gebeurt welbewust, men rekent op een return. Terugkoppeling naar de groep is groot. | Externe vertegenwoordiging wordt al jaren door dezelfde mensen gedaan. Ondanks dat dit een agendapunt is, is er weinig betrokkenheid en terugkoppeling. | We weten wie dat doet, maar niet wat die daar doet en waarom. Als die persoon stopt, komt er geen vervanging. |
| Nieuwe leden | Enthousiast en persoonlijk op zoek, groep past zich telkens opnieuw aan om nieuwe mensen op te nemen. | De sterke uitstraling van de groep verleidt nieuwe leden en ze spreken mensen persoonlijk aan. Nieuwe leden krijgen de kans om mee vorm te geven aan de activiteiten en de groep. | Nieuwe leden zijn welkom, als ze zich aanpassen aan de gebruiken van de groep. We werven wel, maar veranderen ons handelen en onze cultuur niet. | We hebben het goed met elkaar. Bovendien hebben we al veel geprobeerd, maar willen de mensen niet. Laat het maar zoals het nu is. |
| Vergaderen | Onregelmatig, komen samen als het nodig is, niet officieel, enkel grote agendapunten, grote inbreng van iedereen, voorzitterschap wisselt. | Regelmatig, officieel, duidelijke agenda die elke keer wisselt, agenda is niet volgepland, er is nog ruimte voor discussie en varia. | Routine, voorspelbaar verloop, gesloten en goedgevulde agenda, voorzitter bepaalt veel, slechts enkelen komen aan ’t woord, veel informatie minder open gesprek. | Routine, zeer voorspelbaar, voorzitter bepaalt heel veel, agendapunten verminderen. |
Verdere verdieping
Afhankelijk van de levensfase ziet de invloed van vrijwilligers in de werking van een groep er anders uit.
- In een startende groep kunnen alle vrijwilligers een grote invloed uitoefenen op de werking. Het bruist van ideeën in de groep en het kan nog alle richtingen uitgaan.
- In een autonome groep vermindert de beweeglijkheid. De bestaansreden is duidelijk. Er is een gedeelde verantwoordelijkheid. Nieuwe mensen krijgen de ruimte om hun ding te doen. De groep blaakt van vertrouwen en creativiteit.
- In een routineuze groep vergroot herhaling de voorspelbaarheid. De kans om het eens anders aan te pakken, vermindert. De ruimte om af te stemmen op iets nieuws verkleint zienderogen. De medeverantwoordelijkheid bij de vrijwilligers neemt af. Conflicten worden geleidelijk toegedekt.
- In een verstillende groep is de afstand tussen de vaste vrijwilligers en andere mensen in de groep zeer groot.
Verdiep je in de levensfasentool.
Afhankelijk van de levensfase van een groep verloopt het aantrekken van nieuwe vrijwilligers vlot of minder vlot:
- In een startende groep hebben enthousiastelingen zich verzameld rond een wervend idee en steken ze de handen uit de mouwen. De opstartfase verloopt organisch. De groep groeit, maar er vertrekken ook enkele mensen.
- In een autonome groep gaat het vinden van nieuwe vrijwilligers vanzelf. De groep blaakt van zelfvertrouwen en goesting. De groep blijft groeien, trekt nieuwe mensen aan en blijft daardoor in beweging.
- In een routineuze groep verloopt het wisselen van vrijwilligers moeizamer. De doorstroming stokt langzaam, vrijwilligers blijven steeds langer op post. Ervaren vrijwilligers worden experten die niet gemakkelijk te vervangen zijn. De groep trekt geen nieuwe mensen aan. De groei van de groep stagneert. De groep is gevormd/gestold. Het is niet meer de groep die zich aanpast maar de potentiële nieuwe vrijwilliger die zich moet aanpassen.
- In een verstillende groep gebeurt een wissel van vrijwilligers zelden tot nooit. Vrijwilligers krijgen hun taak of functie niet meer doorgegeven en blijven uit plichtsgetrouwheid. Zonder stevige ingreep zullen de trekkers aanblijven en geleidelijk verstillen tot het gedaan is, wat meestal ook het einde van de groep betekent. Vrijwilligers stoppen dan noodgedwongen.
Verdiep je in de levensfasentool.
Groepsstructuur, taakverdeling en procedures in de groep evolueren doorheen de levensfasen:
- In een startende groep zijn er open gesprekken over afstemming van het doel van de groep. Er ligt nog weinig vast, er is geen duidelijk plan van aanpak. Men kent elkaar en men is betrokken op elkaar. Bonding, namelijk de inspanningen om een goede groep te vormen, gebeurt natuurlijk. Meningsverschillen mogen er zijn.
- In een autonome groep is er rust. Er is structuur in de groep, de groep heeft zijn vorm gevonden. Hoe groter de groep wordt, hoe meer de groep geneigd is om op te splitsen of om verantwoordelijkheden toe te wijzen binnen een lichtere taakverdeling. Bonding zit goed: het goede contact tussen de groepsleden houdt de betrokkenheid op elkaar groot.
- In een routineuze groep loopt alles gesmeerd. Er is een afgelijnde taakverdeling en/of een duidelijke functieverdeling. Zodanig gesmeerd dat vernieuwing moeilijk wordt. Men is zo ver doorgeschoten in het vormgeven van de groep, dat de organisatie het overneemt van de beweging. Routine en draaiboeken met vaste taakverdelingen zorgen voor een groot en kwaliteitsvol aanbod aan activiteiten, waar iedereen weet wat van hem of haar wordt verwacht. Maar dat sluit ook de deur voor een andere aanpak en voor nieuwe mensen. Er is weinig tot geen ruimte voor vernieuwing.
- In een verstillende groep zijn procedures heilig. De groep klapt naar binnen. Ze besteedt vooral tijd aan het samenzijn. De groep heeft veel aan elkaar.
Verdiep je in de levensfasentool.
De manier waarop een groep vergadert verschilt per levensfase:
- Een startende groep vergadert enkel als het nodig is. De vergaderingen zijn niet officieel.
- Een autonome groep ervaart vergaderen als zinvol. De groep rammelt geen agenda af, maar beluistert elkaar en komt zo tot een gedeelde agenda.
- In een routineuze groep beperken vergaderingen zich tot productevaluaties van activiteiten en nieuws vanuit de organisatie. De focus ligt op de activiteiten en niet meer op de bovenliggende doelen. Het routineus volgen van de agenda primeert op hoe de vrijwilligers dit ervaren. Hierdoor wordt niet alles meer gezegd en sluimeren conflicten onderhuids.
- In een verstillende groep gebeuren vergaderingen pro forma en altijd volgens hetzelfde patroon. Verrassingen zijn er niet meer.
Verdiep je in de levensfasentool.
Of een vrijwilliger zich bewust is van de bestaansreden van de groep (de missie van de groep), verschilt per levensfase:
- In een startende groep is iedereen zich heel bewust van de reden waarom de groep bestaat. De missie is zich nog aan het vormen. De bestaansreden bepaalt sterk de keuze van de activiteiten.
- In een autonome groep is iedereen zich heel bewust van de reden waarom de groep bestaat. De missie is gevormd. Die bestaansreden bepaalt de keuze van activiteiten, maar meer vanuit enkele werkprincipes.
- In een routineuze groep is de bestaansreden latent aanwezig. Ze vervaagt en is weinig zichtbaar. De missie blijkt niet duidelijk uit de keuze van de activiteiten. Je moet er expliciet naar vragen om de missie te kennen. De focus ligt meer op het verbeteren van de activiteiten, eerder dan op het ‘waarom’ van de activiteiten.
- In een verstillende groep is de bestaansreden nog amper zichtbaar.
Verdiep je in de levensfasentool.
Of de activiteiten verlopen volgens vaste patronen, dan wel of er ruimte is voor improvisatie of vernieuwing, verschilt per levensfase van de groep:
- In een startende groep zijn activiteiten niet tot in de puntjes uitgewerkt. De groep organiseert zeer flexibel met veel ruimte voor improvisatie. “We zien wel” en “Dat komt wel in orde” zijn veelgehoorde uitspraken. Dit nodigt mensen die (nog) niet tot de groep behoren uit om mee te doen.
- In een autonome groep vertalen het toegenomen zelfvertrouwen en goesting zich in ambitieuze activiteiten. De keuze van activiteiten vertrekt vanuit een groepsbewustzijn: de groep weet wat ze wil bereiken.
- In een routineuze groep is er een groot, kwaliteitsvol aanbod aan activiteiten. Het activiteitenaanbod draait op volle toeren. Goede activiteiten worden regelmatig hernomen. De groep organiseert naast de activiteiten aparte ontspannende groepsmomenten.
- In een verstillende groep heeft het blijven herhalen van wat ooit werkte, de groep geleidelijk geïsoleerd tot ze volledig tot stilstand is gekomen. Ze organiseert nog fijne activiteiten, maar dat aantal daalt. En ze organiseert die vooral voor zichzelf. Nieuwe ideeën die leiden tot nieuwe activiteiten zijn onbestaand.
Verdiep je in de levensfasentool.
Of een groep in zichzelf gekeerd is, dan wel openstaat voor samenwerking met anderen, hangt af van de levensfase van de groep:
- In een startende groep is veel nieuw. De groep heeft nieuw materiaal, nieuwe kennis, nieuwe netwerken of een ruimte nodig. Daarom zoekt ze samenwerking op, zowel met groepen van de eigen organisatie als met de ruimere omgeving. Juist omdat ze een groep willen opstarten, zijn vrijwilligers zich bewust van hun onbekwaamheid om dit vlot te doen. Ze spreken mensen aan, nodigen kennissen uit om deel te nemen, vragen hulp aan hun organisatie of aan andere organisaties.
- Een autonome groep is veel in interactie met de omgeving. Vrijwilligers zien de omgeving als een partner. De groep gaat zelfgekozen samenwerkingen aan. De omgeving ervaart de groep als een betrouwbare partner. De externe communicatie is doelgericht en open.
- Een routineuze groep werkt meestal met dezelfde partners samen. De interactie met de omgeving is voorspelbaar en minder open. Er is door de herhaling en de opgebouwde expertise geen reden meer om nieuwe samenwerkingen op te zoeken. “We kunnen het wel zelf.” Het is aan de anderen, de omgeving om zich op de gewoonten van de groep af te stemmen.
- Een verstillende groep plooit geleidelijk aan terug op zichzelf. Vrijwilligers hebben weinig voelsprieten in hun omgeving en dromen minder over de toekomst. Interactie met de omgeving is er weinig tot niet. De groep heeft veel aan elkaar en wenst dit zo te behouden.
Verdiep je in de levensfasentool.
Of een groep deelneemt aan bovenlokale activiteiten, zoals bijvoorbeeld regiovergaderingen, verschilt per levensfase:
- In een startende groep wordt elke kans op ondersteuning en samenwerking met een open geest ontvangen. De ondersteuning vanuit het bovenlokale niveau is zeer welkom.
- Een autonome groep gaat zelfgekozen samenwerkingen aan. Deze samenwerkingen zijn onder andere met collega-vrijwilligersgroepen uit de organisatie of met andere lokale vrijwilligersgroepen.
- Een routineuze groep bezoekt traditiegetrouw de bovenlokale activiteiten. Al jaren vertegenwoordigen dezelfde mensen op externe vergaderingen de groep naar de buitenwereld. De terugkoppeling naar de groep valt geleidelijk weg.
- Een verstillende groep stemt minder af op haar organisatie. Het vertegenwoordigen op externe vergaderingen stopt met het afhaken van de vertegenwoordiger.
Verdiep je in de levensfasentool.
Wat is de rol van een begeleider in de verschillende levensfasen van een groep?
- In een startende groep is de ondersteuning van een professionele begeleider erg welkom. De groep wenst voor bijna alles hulp. Fouten worden gezien als leermomenten.
- In een autonome groep is fouten maken oké. Iets proberen en eruit leren is belangrijker. Ondersteuning vragen is dan ook een logisch gevolg van het aangaan van uitdagingen.
- Een routineuze groep vraagt enkel bij onverwachte negatieve gebeurtenissen ondersteuning. Fouten maken tegen de routine ligt moeilijk.
- Een verstillende groep wordt geconfronteerd met haar onvermogen om te veranderen door de goedbedoelde wervingscampagnes en bestuursvernieuwingen die de organisatie aanbiedt. De organisatie wordt ervaren als veeleisend: “We doen het niet goed, we moeten veranderen”. De organisatie verstoort de onbewuste onbekwaamheid door prikkels te geven naar innovatie, andere doelgroepen bereiken en bestuursvernieuwing. Deze prikkels zetten aan tot verbeteracties, die zelden leiden tot de gewenste verandering. Hierdoor verschuiven de trekkers naar bewust onbekwaam: “Het lukt ons niet, de anderen willen niet mee.”. De groep vraagt een tijdje veel ondersteuning, maar beslist uiteindelijk toch om liever gerust gelaten te worden.
Verdiep je in de levensfasentool.