Verantwoording en toezicht
Subsidievereisten zijn de verplichtingen waaraan moet worden voldaan eens een subsidie is toegekend. Met andere woorden, om een toegekende subsidie te kunnen behouden, of in voorkomend geval het saldo te kunnen ontvangen moet worden voldaan aan de subsidievereisten. De subsidievereisten worden nagegaan bij het toezicht op het verantwoordingsdossier. Dit bevat de stukken waarmee de subsidieontvanger aantoont dat hij aan de subsidievereisten voldoet. De administratie oefent het toezicht uit op de aanwending van de subsidie op basis van de verantwoording.
Voor projectsubsidies gelden volgende subsidievereisten:
- de subsidie is gebruikt voor het doel waarvoor ze is verleend. Er kan afgeweken worden als de subsidieontvanger kan motiveren dat afwijkingen van het aanvraagdossier noodzakelijk waren: bij het opzetten van een sociaal-cultureel project spelen vele omstandigheden mee die ertoe kunnen leiden dat de werking of het project, ondanks de geleverde inspanningen van de organisatie en de overige betrokkenen, niet loopt zoals gepland. Het zou onredelijk zijn, en geheel tegen de basisgedachte van de ondersteuning van het op veranderingsprocessen gerichte sociaal-cultureel volwassenenwerk, om in dergelijke gevallen steeds tot een verplichte en volledige terugvordering over te moeten gaan zonder rekening te kunnen houden met de specifieke omstandigheden van elk geval;
- bij alle publieke communicatie in het kader van de gesubsidieerde sociaal- culturele werking de steun van de Vlaamse Gemeenschap vermelden, door de standaardlogo’s en de bijbehorende tekst en baselines te gebruiken die de Vlaamse Regering vaststelt;
- de principes en de regels van de democratie en het Europees Verdrag voor de Rechten van de Mens toepassen in de werking;
- uiterlijk drie maanden na afloop van het project een inhoudelijk en een financieel verslag in het Nederlands indienen;
- het belang erkennen van het Nederlands bij de uitvoering van de gesubsidieerde activiteiten.
Voor de projectsubsidies gebeurt het toezicht eenmalig na afloop van het project. De definitieve verantwoording wordt ingediend uiterlijk drie maanden na afloop. De verantwoording van de subsidies bestaat uit al de volgende elementen:
- een inhoudelijk verslag;
- een financieel verslag.
De administratie kan op elk moment de werking en de boekhouding van een gesubsidieerde sociaal-culturele volwassenenorganisatie onderzoeken. De sociaal-culturele volwassenenorganisatie stelt alle gegevens in het Nederlands ter beschikking die noodzakelijk zijn voor het toezichten staat de administratie toe om ter plaatse de naleving van de bepalingen van dit decreet en de uitvoeringsbesluiten ervan te verifiëren.
Als er bij het toezicht ernstige tekortkomingen worden vastgesteld, kan de Vlaamse Regering een of meer van de volgende maatregelen nemen:
- inhouding of terugvordering van de volledige toegekende subsidie of van een deel ervan;
- bij werkingssubsidies: evaluatie en bijstelling of definitieve stopzetting van de toegekende werkingssubsidie.
Deze maatregelen staan in een redelijke verhouding tot de vastgestelde tekortkomingen.
De administratie stelt een maatregel voor als bij het toezicht een ernstige tekortkoming wordt vastgesteld. De administratie meldt de voorgestelde maatregel aan de subsidieontvanger.
Als de subsidieontvanger de vastgestelde ernstige tekortkoming betwist of van mening is dat de voorgestelde maatregel niet in redelijke verhouding staat tot de vastgestelde ernstige tekortkoming, kan de subsidieontvanger een repliek indienen bij de administratie. Een repliek is ontvankelijk als ze voldoet aan de volgende ontvankelijkheidsvoorwaarden:
- ze is ingediend uiterlijk vijftien dagen na de melding van de maatregel door de administratie;
- ze voldoet aan de vormvereisten.
De administratie stelt vast of de repliek aan de ontvankelijkheidsvoorwaarden voldoet en meldt uiterlijk vijftien dagen na de ontvangst van de repliek aan de subsidieontvanger of de repliek al dan niet ontvankelijk is.
De administratie formuleert de maatregel aan de minister. De administratie houdt daarbij rekening met de ontvankelijke repliek. De minister beslist uiterlijk dertig dagen na de melding van de ontvankelijkheid van de repliek. De administratie meldt de beslissing van de minister over de maatregeluiterlijk vijftien dagen na de beslissing aan de subsidieontvanger.