Informele, alternatieve inspraak
Naast de wettelijk verplichte bestuursorganen kan je bijkomende inspraakarrangementen aanbieden aan je communityleden. Die inspraakarrangementen zijn informeler van aard en richten zich tot een breder publiek dan de aangestelde vertegenwoordigers. Ze vragen een korter en meer afgebakend engagement.
Denk bijvoorbeeld aan thematische werkgroepen, ledenbevragingen, focusgroepen, maar evengoed aan signalen die je medewerkers opvangen in een-op-eengesprekken, via de telefoon of mail. De focus ligt niet op meebeslissen, wel op mee-weten, meepraten en meedenken.
Strategieën
Een brede waaier van informele inspraakarrangementen uitbouwen
De oude arrangementen voor bestuurlijke inspraak volstaan niet meer. Als je geen arrangementen tot informele inspraak aanbiedt, dreigen anders betrokken leden uit je community af te haken. Je verliest zo interessante signalen en ideeën.
Als organisatie heb je bovendien altijd blinde vlekken. Er ontbreken wellicht mensen in je achterban die een belang hebben bij je missie en daarover iets kunnen inbrengen. Die potentiële communityleden verdwijnen uit je vizier als je naast bestuurlijke inspraak niet ook investeert in informele inspraak.
Om je meer divers betrokken communityleden betrokken te houden en blinde vlekken in je community in te vullen, moet je doordacht je arrangementen van informele inspraak diversifiëren.
- Hoe baken jij je community af? Van wie wil je signalen en ideeën opvangen?
- Welke arrangementen zet je organisatie daarbij in?
- Hoe vang je signalen en ideeën op, filter je ze en zet je ze in voor je werking en beleid?
Niet al je communityleden kunnen of willen zich even intensief engageren om inspraak op te nemen. Daarom voorzie je best arrangementen met een range van lage tot hoge intensiteit. Sta even stil bij je eigen organisatie:
- Biedt je organisatie voldoende arrangementen aan communityleden om mee te weten, te praten en te denken, los van de formele, bestuurlijke arrangementen?
- Biedt je organisatie voldoende arrangementen aan communityleden die verkiezen om mee te weten, mee te praten of mee te denken in minder intensieve arrangementen? En heb je ook een aanbod voor communityleden die zich intensiever willen engageren?
Enkele voorbeelden van inspraakarrangementen naarmate van formaliteit en intensiteit
| Lage intensiteit | Hoge intensiteit | |
|---|---|---|
| Formele, bestuurlijke inspraak | – Jaarlijkse deelname aan de AV | – Maandelijkse deelname aan het bestuursorgaan – Driemaandelijkse deelname aan een beleidsvoorbereidende werkgroep |
| Informele, alternatieve inspraak | – Poll op social media – Invullen van een korte vragenlijst – Een telefoontje naar het secretariaat met een vraag, idee, … – Een praatcafé voor vrijwilligers – Een vrijwilligersdag | – Toekomsttraject van de organisatie – Leesgroep voor een publicatie – Klankbordgroep bij een project of event |
Reflectievragen
- Wie wil je informele inspraak bieden? Wie heb je nodig om je missie op een haalbare en impactvolle wijze te realiseren? Wie bereik en betrek je al? Waar situeren zich nog blinde vlekken onder je communityleden? Heb je die in kaart?
- Lenen je organisatiestructuur- en cultuur zich tot informele inspraak? Zijn je informele inspraakarrangementen toegankelijk voor je communityleden? Bestaat er draagvlak en draagkracht in je team, bestuur en de achterban om informele inspraakarrangementen uit te bouwen en te ondersteunen?
- Benut je sociale media om in dialoog te gaan met je community?
- Heb jij een doordachte aanpak om ideeën en signalen van communityleden informeel op te vangen, te filteren en in te zetten in je werking en beleid? Hoe ga je bijvoorbeeld om met de dag-tot-dagcontacten tijdens ontmoetingen, via telefoons of mails met leden en vrijwilligers? Heb je een managementinformatiesysteem?
- Hoe koppel je aan je community terug wat je al dan niet met haar ideeën en signalen doet?
- In welke mate voeden en verstoren ideeën en signalen uit je community de bestuurlijke inspraak? Sta je daar als organisatie voor open?
- Hoe ondersteun je de informele inspraak in je organisatie? Zijn er verschuivingen of uitbreiding in de ondersteuningscapaciteit nodig?