Bestuurlijke inspraak

Bestuurlijke inspraak is de feedback die je van je communityleden krijgt via de algemene vergadering en het bestuursorgaan. Dat zijn verplichte organen in een vzw. Alle wettelijke bepalingen over een vzw zijn opgenomen in het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (2019).

Als organisatie kan je daarnaast dagelijks bestuurders of vertegenwoordigers aanstellen in de statuten. Via een intern reglement kan je de statuten concretiseren en de werking van je organisatie ondersteunen. Je kan je eigen accenten leggen in de manier waarop je leden en vrijwilligers laat meepraten en meebeslissen. Waarover mogen communityleden meepraten? Op welk niveau geef je hen inspraak? Kies je ervoor om hen te informeren en te raadplegen of laat je hen ook adviseren, coproduceren en (mee)beslissen?

Strategieën

We zoomen in op het van binnenuit veranderen van bestuurlijke inspraakarrangementen. Wat doen sociaal-culturele organisaties om hun bestuursorganen aan te passen aan de evoluties in vrijwillige inzet en verenigen? Heel wat organisaties zetten sterk in op het van binnenuit veranderen van hun bestuurlijke inspraak.

Van alle pijlers van verenigingsdemocratie is bestuurlijke inspraak met stip degene waarop organisaties het sterkst zoekend zijn. We kwamen tal van strategieën tegen en presenteren er vier die vaak aan bod kwamen in de gesprekken tijdens de praktijkverkenning.

Regionale bestuursarrangementen met inhoudelijke inbreng

Veel sociaal-culturele organisaties bouwen hun provinciaal bestuursniveau af. De nadruk bij dat bestuursniveau lag sterk op meebesturen. Organisaties vervangen de provinciale arrangementen steeds vaker door regionale bestuursarrangementen. Meebesturen staat er niet centraal, wel inhoud inbrengen. Die regionale bestuursarrangementen voeden het bestuursorgaan inhoudelijk vanuit hun voeling met wat er leeft op lokaal en regionaal niveau. Ze krijgen vorm als een soort van uitwisselingsplatform, soms adviserend, soms met een beslissende stem.

Welke vragen roept het op?

• Hoe kan je als organisatie bij de afbouw van provinciale bestuursarrangementen je achterban duurzaam blijven betrekken bij het democratische proces? Hoe vermijd je bijvoorbeeld dat de voeling met de basis van lokale vrijwilligersgroepen verloren gaat?
• Hoe buig je de focus in de nieuwe regionale bestuursarrangementen om van meebesturen naar inhoud genereren?

Een competent en extern georiënteerd bestuursorgaan

Sociaal-culturele organisaties staan voor steeds grotere uitdagingen op vlak van zakelijk beleid en het betrekken van moeilijk bereikbare doelgroepen. Daarom waken ze erover dat hun bestuursorgaan kan terugvallen op voldoende competenties en netwerken.

Om als organisatie verbonden te blijven met de samenleving en oog te hebben voor specifieke kansengroepen, is het belangrijk om te zien welke kwesties er spelen en deze om te zetten in duidelijke beleidsuitdagingen en strategische doelen.

Wil je ook betekenisvol zijn voor belanghebbenden die je vandaag nog niet bereikt, dan loont het om bij de selectie van bestuursleden verder te kijken dan je vertrouwde achterban. Een mix van interne en externe bestuursleden helpt om de brede input uit het veld te vertalen naar sterke strategische keuzes voor de organisatie.

Welke vragen roept het op?

• Welke competenties heb je nu al in je bestuur? Welke wil je aan boord halen of versterken?
• Hoe stel je je bestuursorgaan samen zodat je verbonden blijft met de maatschappelijke omgeving?
• Hoe geef je de werking van je bestuursorgaan missiegedreven vorm zodat deelnemen voor alle bestuurders aantrekkelijk wordt?
• Hoe hou je als organisatie je bestuursorgaan wendbaar in een soms snel veranderende maatschappelijke context? Wat betekent dat voor je bestuurstermijnen?

Team/secretariaat in tandem met het bestuursorgaan

Een groeiend aantal organisaties verkent manieren om medewerkers en bestuurders dichter en directer bij elkaar te betrekken. Waar medewerkers vroeger veelal pionierende bestuurders met kennis van zaken ondersteunden, vervullen ze nu regelmatig zelf een voortrekkersrol in de organisatie.

Ze beschikken over de expertise en tijd om thema’s en dossiers goed te doorgronden en mogelijke scenario’s van aanpak uit te stippelen. Hun inbreng is waardevol voor het bestuursorgaan dat de uiteindelijk te volgen koers kiest. Tegelijk is het voor medewerkers betekenisvol om feedback te krijgen op concepten of producten die ze ontwikkelen.

Welke vragen roept het op?

• Wat is de meerwaarde van meer contact en samenwerking voor bestuurders en medewerkers in je organisatie?
• Op welke manieren kan je dat contact en die samenwerking tussen bestuurders en medewerkers vormgeven?
• Welke valkuilen moet je bewaken als je bestuurders en medewerkers dichter en directer bij elkaar gaat betrekken?

Actievere participatie in de AV

De algemene vergadering is het hoogste beslissingsorgaan van de organisatie en bestaat uit alle stemgerechtigde leden van de vzw. Het is dus cruciaal om bij de AV een zo actief mogelijke participatie te realiseren en communityleden te betrekken. Die betrokkenheid is belangrijk als je voldoende draagvlak wil creëren voor de discretionaire ruimte waarbinnen het bestuursorgaan handelt.

Welke vragen roept het op?

• Welke rol en betekenis geef je aan de AV in je organisatie?
• Hoe versterk je het eigenaarschap van de AV bij je community?
• Hoe haal je de meerstemmigheid in je community binnen in je AV?
• Hoe ondersteun je communityleden om actief stem op te nemen tijdens je AV?

Reflectievragen

De centrale vraag luidt: hoe creëer je als organisatie interactie tussen je bestuursorgaan, je AV, je team, je achterban en andere externe stakeholders? We werpen enkele reflectievragen op waarover je in je organisatie meerstemmig in gesprek kan gaan. Waar staat je organisatie nu? Welke mogelijkheden zie je om de pijler bestuurlijke inspraak te versterken?

• Spreek je je bestuursleden voldoende aan op hun rol als visie en strategiemaker? Heb je daarnaast zicht op de goesting van je bestuursleden om zinvol bij te dragen?
• Heb je in kaart gebracht of je bestuursleden de vereiste competenties in huis hebben om de collectieve ambitie van je organisatie te realiseren? Hebben ze zicht op elkaars competenties en de mate waarin ze elkaar op dat vlak aanvullen en collegiaal kunnen aanspreken?
• Mogen en kunnen communityleden in je organisatie deelnemen aan de bestuurlijke arrangementen? Weten ze ook hoe ze daarvoor toegang krijgen en hoe het werkt? Kunnen ze de verwachtingen daarover inschatten?
• Spreek je je achterban actief aan om een rol op te nemen in de bestuurlijke arrangementen die je daarvoor ter beschikking hebt? Hoe doe je dat? Wie bereik je er (niet) mee?
• Ondersteun je (groepen uit) je achterban die minder vertrouwd zijn met bestuurlijke inspraak om een rol op te nemen? Hoe? Met welke effect?
• Zijn bestuursvrijwilligers en professionals in de organisatie zich bewust van de verrijkende rol die ze tegenover elkaar kunnen opnemen? Wordt de samenwerking tussen bestuursvrijwilligers en professionals opgevat als een tandem of overheerst een ander beeld? Welk?
• Is het duidelijk voor bestuursleden, de directeur en de professionals wie wanneer het voortouw kan en mag nemen? Wordt dat benoemd?
• Is het bestuursorgaan transparant over wat het al dan niet doet met de inhoudelijke inbreng vanuit de algemene vergadering en bovenlokale bestuursarrangementen? Hoe koppelt het bestuursorgaan daarover terug aan de inbrengers?
• Weet je in welke mate bestuursvrijwilligers andere rollen opnemen buiten je organisatie? Brengt dat je op het spoor van nog ongekende competenties, drijfveren en netwerken die inzetbaar zijn in het bestuursorgaan?