Kwaliteitsbeoordeling

Algemene principes

Dit decreet vertrekt vanuit het principe van ‘subsidies in ruil voor kwaliteit’ (krachtlijn 7). Beoordeling gebeurt dus op basis van de kwaliteit van de werking en de zakelijk/financiële onderbouwing ervan, en dus gezien het civiele perspectief (krachtlijn 1) niet op inhoudelijke criteria. Het decreet stimuleert organisaties bovendien op drie manieren om hun kwaliteit permanent te versterken:

1. Een transparant beoordelingskader op basis van elf beoordelingscriteria, die zowel op inhoudelijk als op financieel/zakelijk vlak peilen naar de kwaliteit van de werking.
2. Een samenhangende cyclus van beoordelen van de subsidieaanvraag, met mogelijke aanbevelingen, gevolgd door een evaluatieprocedure die ook weer kan leiden tot aanbevelingen of remediëring met het oog op kwaliteitsverbetering. Zo worden voor de beoordelingscriteria met een onvoldoende als score bindende aanbevelingen geformuleerd. In de volgende stap van het proces wordt getoetst hoe er met de aanbevelingen werd omgegaan. Het systeem van aanbevelingen zorgt voor een permanente focus op kwaliteitsverbetering, omdat punten van aandacht binnen de werking van een organisatie op een geformaliseerde wijze naar de volgende stap binnen het evaluatie- en beoordelingsproces worden meegenomen.
3. Een financiële prikkel: het model met richtsnoeren voor de advisering van het subsidiebedrag door de beoordelingscommissies beloont organisaties die het goed doen door een stijging van het subsidiebedrag mogelijk te maken. Waar de werking minder blijk geeft van kwaliteit kan ook een daling in de subsidie worden geadviseerd.

Beleidscyclus

Hier geven we een algemeen beeld van de beleidscyclus van de sociaal-culturele volwassenenorganisaties met een landelijke werking. Onder de volgende titels vind je de concrete uitwerking hiervan: procedures, data, benodigde documenten, criteria …

Als basis om een subsidie toe te kennen wordt er bij de organisaties met een landelijke werking niet gedacht in termen van één enkele momentopname, maar wordt er een model geïmplementeerd dat uitgaat van periodieke monitoring van de werking, met het oog op kwaliteitsverbetering enerzijds, en eventuele aanpassingen van de subsidies anderzijds.

De monitoring van de werking vindt plaats op twee momenten in de beleidsperiode: zowel de evaluatie van de werking in het derde jaar van de beleidsperiode als de beoordeling van de subsidieaanvraag in het voorlaatste jaar van de beleidsperiode fungeren als monitormomenten.

In functie van deze monitormomenten kunnen bindende aanbevelingen worden geformuleerd met betrekking tot de aspecten van de werking waarvan wordt vastgesteld dat verbetering wenselijk is. Op elk monitormoment wordt er nagegaan hoe een organisatie is omgegaan met eventuele aanbevelingen die bij het vorige monitormoment werden geformuleerd. Het resultaat hiervan maakt integraal deel uit van de evaluatie of de beoordeling.

Organisaties dienen een subsidieaanvraag in. De subsidieaanvraag bestaat uit een beleidsplan en de nodige documenten waaruit blijkt dat aan de ontvankelijkheidsvoorwaarden en subsidievoorwaarden wordt voldaan, alsook bijkomende elementen die door de Vlaamse Regering kunnen worden bepaald.

De administratie toetst de subsidieaanvraag aan de ontvankelijkheidsvoorwaarden. Subsidieaanvragen die niet aan de ontvankelijkheidsvoorwaarden voldoen worden niet verder behandeld.

De beoordelingscommissie, die bestaat uit externe experten en de administratie, toetst de subsidieaanvraag aan de subsidievoorwaarden. Subsidieaanvragen die niet voldoen aan de subsidievoorwaarden resulteren in een negatief advies.

De subsidieaanvraag wordt verder door de beoordelingscommissie behandeld volgens de modaliteiten die door de Vlaamse Regering werden bepaald.Het definitief advies van de beoordelingscommissie bevat een voorstel van subsidiebedrag.

De Vlaamse Regering beslist over het subsidiebedrag per sociaal-culturele volwassenenorganisatie. Indien een organisatie met dat subsidiebedrag haar voorziene beleidsplan niet volledig kan uitvoeren kan de organisatie een aangepast beleidsplan indienen.

De werking van de sociaal-culturele volwassenenorganisaties met een landelijke werking die een structurele werkingssubsidie ontvangen wordt in het derde jaar van beleidsperiode geëvalueerd aan de hand van een plaatsbezoek door de administratie. De administratie laat zich bij dit plaatsbezoek bijstaan door twee externe experten.

Organisaties die een negatieve evaluatie krijgen belanden in een remediëringsperiode. Voor het einde van de remediëringsperiode (1 jaar) dient de organisatie een remediëringsrapport in dat vervolgens wordt beoordeeld door een beoordelingscommissie. Indien het hieruit voortvloeiende remediëringsadvies positief is, wordt geadviseerd om de nieuwe subsidieaanvraag van de organisatie ter beoordeling voor te leggen aan de beoordelingscommissie. Indien het remediëringsadvies negatief is, wordt de stopzetting van de subsidiëring geadviseerd. De Vlaamse Regering beslist over het al dan niet volgen van het remediëringsadvies.

Pool externe experten, beoordelingscommissies en adviescommissie

Pool externe experten

De Vlaamse Regering benoemt een pool van externe experten voor de evaluatie en beoordeling van de werkingssubsidies.

De administratie bezorgt, in samenwerking met de Federatie Sociaal- cultureel werk en Amateurkunsten en het Steunpunt sociaal- cultureel werk Socius een indicatieve lijst aan de minister voor de benoeming van de pool, rekening houdend met al de volgende elementen:

1. de aanwezigheid van expertise in het sociaal-cultureel volwassenenwerk of belendende sectoren;
2. de aanwezigheid van expertise in zakelijke aspecten, management en communicatie;
3. de aanwezigheid van experten die een voorzittersrol kunnen opnemen;
4. een evenwichtige verhouding op het vlak van gender, leeftijd en maatschappelijke of culturele diversiteit;
5. een representatie van de diversiteit van het werkveld.

De minister benoemt de leden van de pool. Een benoeming in de pool geldt voor een periode van vijf jaar. De pool wordt benoemd uiterlijk 30 september van het tweede werkjaar van de beleidsperiode. Tijdens de vijfjarige periode kan de minister de pool opnieuw samenstellen of bijkomende leden benoemen. Die leden worden benoemd tot het einde van de vijfjarige periode. De benoeming van de leden van de pool blijft gelden zolang er geen nieuwe pool is benoemd.

Beoordelingscommissies

De Vlaamse Regering richt beoordelingscommissies op. De beoordelingscommissies onderzoeken of de organisatie voldoet aan de toepasselijke subsidievoorwaarden en toetsen de subsidieaanvraag en de werking van de organisatie aan de toepasselijke beoordelingscriteria. Op basis van het voormelde onderzoek formuleert de beoordelingscommissie een advies over de toekenning van een werkingssubsidie.

De administratie krijgt bij delegatie door de Vlaamse regering de bevoegdheid om de beoordelingscommissies samen te stellen uit de pool waarbij ze rekening houdt met de expertise die vereist is om de ingediende aanvragen te beoordelen, en met een evenwichtige verhouding op het vlak van gender. De beoordelingscommissies bestaan minimaal uit vier experten uit de pool en een interne expert van de administratie. Afhankelijk van het aantal ingediende aanvragen en het subsidie-instrument kan de administratie een of meer beoordelingscommissies samenstellen. De administratie voorziet in een opleiding voor de experten die in de beoordelingscommissies worden aangesteld.

De administratie wijst uit de pool in elke beoordelingscommissie een bijkomende expert aan die de rol van voorzitter opneemt. De voorzitter vervult een neutrale rol en heeft expertise in het leiden, faciliteren en modereren van vergaderingen. De voorzitter heeft geen stemrecht.

De administratie wijst uit de pool de twee experten aan die deelnemen aan het plaatsbezoek in het kader van de evaluatie van de werking.

De administratie neemt het secretariaat waar van alle commissies.

Adviescommissie

De Vlaamse Regering richt een Adviescommissie Sociaal-cultureel Volwassenenwerk op, die bestaat uit externe experten en de administratie.

De Adviescommissie Sociaal-cultureel Volwassenenwerk heeft de volgende opdrachten:

1. een visie en methodiek ontwikkelen om het gemeenschappelijk beoordelings- en evaluatiekader te verfijnen en kwaliteitsvol uit te voeren;
2. het proces van de inhoudelijke en zakelijke evaluatie en beoordeling te evalueren.

De Adviescommissie Sociaal-cultureel Volwassenenwerk bestaat uit minimaal zes en maximaal twaalf experten én een interne expert van de administratie. Een lid van de Adviescommissie voldoet aan minstens een van de volgende voorwaarden:

1. een brede kennis van het sociaal-culturele werkveld hebben;
2. kennis hebben van het decreet van 10 maart 2023;
3. ervaring hebben met evaluatie- en beoordelingssystemen.

De administratie bezorgt een indicatieve lijst aan de minister voor de benoeming van de leden van de Adviescommissie. De minister kan een of meer leden daaraan toevoegen. Bij het opstellen van deze lijst houdt de administratie rekening met een evenwichtige verhouding op het vlak van gender, leeftijd en maatschappelijke of culturele diversiteit. De minister benoemt de leden van de Adviescommissie voor een periode van vijf jaar. Tijdens de vijfjarige periode kan de minister de adviescommissie opnieuw samenstellen of bijkomende leden benoemen. De leden worden benoemd tot het einde van de vijfjarige periode. Een lid kan voor maximaal twee opeenvolgende mandaten in de adviescommissie benoemd worden. De minister stelt onder de leden van de Adviescommissie een voorzitter aan.