Beslissing Vlaamse Regering en uitvoering

De Vlaamse Regering beslist per sociaal-culturele volwassenenorganisatie over de werkingssubsidie voor de volgende beleidsperiode, na advies van de beoordelingscommissie. Deze beslissing wordt genomen uiterlijk 30 september van het laatste jaar van de beleidsperiode en ten laatste vijftien dagen nadien door de administratie gemeld aan de aanvrager.

Subsidiebedrag en uitbetaling

Als de Vlaamse Regering een subsidiebedrag toekent aan sociaal-culturele volwassenenorganisaties met een landelijke werking, gebeurt dat voor de duur van een beleidsperiode, met een jaarlijks minimaal bedrag van 150.000 euro (met toepassing van de prijsindex met als referentie 1 januari 2018).

Voor de sociaal-culturele volwassenenorganisaties met een landelijke werking ligt het toegekende subsidiebedrag maximaal 25% lager dan het daadwerkelijk toegekende subsidiebedrag voor het laatste werkjaar van de voorafgaande beleidsperiode op voorwaarde dat ze aan al de volgende voorwaarden voldoen:

1. bij de laatste evaluatie werd als eindresultaat een positieve evaluatie of een positieve evaluatie met aanbevelingen behaald;
2. het advies bevat als eindresultaat een positief advies of een positief advies met aanbevelingen;
3. het gecumuleerde aantal onvoldoendes op een beoordelingscriterium bij het laatste evaluatierapport en van het advies is niet hoger dan vier.

Voor de sociaal-culturele volwassenenorganisaties die een andersluidende evaluatie of een andersluidend advies hebben gekregen, kan de Vlaamse Regering de werkingssubsidie zelf bepalen in verhouding tot het subsidiebedrag voor het laatste werkjaar van de voorafgaande beleidsperiode.

Als het subsidiebedrag dat aan een sociaal-culturele volwassenenorganisatie toegekend is, afwijkt van het gevraagde subsidiebedrag, beschikt de aanvrager over de mogelijkheid om uiterlijk 31 maart in het jaar dat volgt op de beslissing een geactualiseerd beleidsplan in te dienen. Dit geactualiseerde beleidsplan is afgestemd op de omvang van het toegekende subsidiebedrag van de sociaal-culturele volwassenenorganisatie. De administratie valideert het geactualiseerde beleidsplan.

Het bedrag van de werkingssubsidies wordt jaarlijks gekoppeld aan het prijsindexcijfer. Voor het gedeelte werkingskosten (er wordt uitgegaan van 20 procent) wordt het prijsindexcijfer beperkt tot 75 procent. De Vlaamse Regering kan gemotiveerd afwijken van dit percentage.

De Vlaamse Regering kan het vooropgestelde subsidiebedrag eenzijdig bijstellen wegens beleidswijzigingen of besparingsmaatregelen.

Werkingssubsidies worden jaarlijks op de volgende wijze uitbetaald:

1. een voorschot van 45% vanaf 1 februari;
2. een voorschot van 45% vanaf 1 juli;
3. een saldo van 10% (na goedkeuring van de afrekening)

Gesubsidieerde sociaal-culturele volwassenenorganisaties kunnen in de loop van een beleidsperiode fuseren met behoud van de toegekende subsidiebedragen voor die beleidsperiode. De voormelde subsidiebedragen worden besteed aan de werking van de gefuseerde organisatie. De voormelde werking ligt in het verlengde van de beleidsplannen van de oorspronkelijke organisaties.

Verantwoording en toezicht

Subsidievereisten zijn de verplichtingen waaraan moet worden voldaan eens een subsidie is toegekend. Met andere woorden, om een toegekende subsidie te kunnen behouden, of in voorkomend geval het saldo te kunnen ontvangen moet worden voldaan aan de subsidievereisten. De subsidievereisten worden nagegaan bij het toezicht op het verantwoordingsdossier. Dit bevat de stukken waarmee de subsidieontvanger aantoont dat hij aan de hierna opgesomde subsidievereisten voldoet. De administratie oefent jaarlijks toezicht uit op de aanwending van de subsidie op basis van de verantwoording.

Voor sociaal-culturele volwassenenorganisaties met een landelijke werking gelden volgende subsidievereisten:

1. de subsidie is gebruikt voor het doel waarvoor ze is verleend. Er kan afgeweken worden als de subsidieontvanger kan motiveren dat afwijkingen van het beleidsplan noodzakelijk waren;
2. bij alle publieke communicatie in het kader van de gesubsidieerde sociaal-culturele werking de steun van de Vlaamse Gemeenschap vermelden, door de standaardlogo’s en de bijbehorende tekst en baselines te gebruiken die de Vlaamse Regering vaststelt;
3. de principes en de regels van de democratie en het Europees Verdrag voor de Rechten van de Mens toepassen in de werking;
4. in het derde jaar van de beleidsperiode tijdig een volledig voortgangsrapport indienen in het Nederlands;
5. jaarlijks een financieel verslag, een resultatenrekening en een balans indienen waaruit blijkt dat de sociaal-culturele volwassenenorganisatie sluitend of met batig saldo kan werken, en jaarlijks een begroting indienen. Positieve financiële resultaten van de organisatie kunnen uitsluitend naar het maatschappelijk doel van de organisatie gaan;
6. jaarlijks in het Nederlands alle nuttige en noodzakelijke gegevens over de werking verstrekken in de gevraagde vorm;
7. de principes van goed bestuur naleven. Om te voldoen aan de principes van goed bestuur past een sociaal-culturele volwassenenorganisatie de Bestuurscode Cultuur toe, zoals bekendgemaakt door het Fonds voor Cultuurmanagement. Bij het toezicht op de toepassing van de principes van goed bestuur wordt er rekening gehouden met de grootte en de aard van de organisatie.
8. een boekhouding voeren volgens het genormaliseerde boekhoudkundige stelsel en die zo organiseren dat de financiële controle op de aanwending van de subsidies mogelijk is;
9. over minstens een voltijds equivalent personeelslid beschikken binnen drie maanden na het begin van de beleidsperiode;
10. het belang erkennen van het Nederlands bij de uitvoering van de gesubsidieerde activiteiten.

Je vindt meer informatie in dit document.

De organisaties die een werkingssubsidie ontvangen, dienen het financiële verslag jaarlijks in uiterlijk op 31 maart van het jaar dat volgt op het jaar waarvoor de subsidie werd toegekend. Als een organisatie nog andere activiteiten organiseert, moet de werking die betrekking heeft op de subsidie in de boekhouding, apart identificeerbaar zijn. Bij het financiële verslag wordt in dat geval een aparte afrekening gevoegd die betrekking heeft op de werking waarvoor de sociaal-culturele volwassenenorganisatie op basis van het decreet een werkingssubsidie ontvangt.

De administratie kan op elk moment de werking en de boekhouding van een gesubsidieerde sociaal-culturele volwassenenorganisatie onderzoeken. De sociaal-culturele volwassenenorganisatie stelt alle gegevens in het Nederlands ter beschikking die noodzakelijk zijn voor het toezichten staat de administratie toe om ter plaatse de naleving van de bepalingen van dit decreet en de uitvoeringsbesluiten ervan te verifiëren.

Als er bij het toezicht ernstige tekortkomingen worden vastgesteld, kan de Vlaamse Regering een of meer van de volgende maatregelen nemen:

1. inhouding of terugvordering van de volledige toegekende subsidie of van een deel ervan;
2. bij werkingssubsidies: evaluatie en bijstelling of definitieve stopzetting van de toegekende werkingssubsidie;

Deze maatregelen staan in een redelijke verhouding tot de vastgestelde tekortkomingen.

De administratie stelt een maatregel voor als bij het toezicht een ernstige tekortkoming wordt vastgesteld. De administratie meldt de voorgestelde maatregel aan de subsidieontvanger.

Als de subsidieontvanger de vastgestelde ernstige tekortkoming betwist of van mening is dat de voorgestelde maatregel niet in redelijke verhouding staat tot de vastgestelde ernstige tekortkoming, kan de subsidieontvanger een repliek indienen bij de administratie.Een repliek is ontvankelijk als ze voldoet aan de volgende ontvankelijkheidsvoorwaarden:

1. ze is ingediend uiterlijk vijftien dagen na de melding van de maatregel door de administratie;
2. ze voldoet aan de vormvereisten.

De administratie stelt vast of de repliek aan de ontvankelijkheidsvoorwaarden voldoet en  meldt uiterlijk vijftien dagen na de ontvangst van de repliek aan de subsidieontvanger of de repliek al dan niet ontvankelijk is.

De administratie formuleert de maatregel aan de minister. De administratie houdt daarbij rekening met de ontvankelijke repliek.De minister beslist uiterlijk dertig dagen na de melding van de ontvankelijkheid van de repliek. De administratie meldt de beslissing van de minister over de maatregeluiterlijk vijftien dagen na de beslissing aan de subsidieontvanger.

Reservevorming

Een organisatie waaraan een werkingssubsidie is toegekend, kan een reserve aanleggen. De Vlaamse Regering stelt de regels vast voor de reservevorming.

Reservevorming is mogelijk ten belope van maximum 20% van het subsidiebedrag op jaarbasis. Doorheen de volledige subsidieperiode kan maximaal 50% van de op jaarbasis toegekende subsidie in reserve worden gecumuleerd. Binnen die reserves kan een sociaal passief worden aangelegd ten laste van de subsidie.

Het blijft belangrijk dat de reserve enkel mag worden aangewend voor de doelstelling waarvoor de initiële subsidie werd toegekend. Dezelfde doelstelling vereist niet noodzakelijk volledig dezelfde activiteit. Een doelstelling moet breder worden gelezen. De aanwending van de reserves moet, zoals bij de reguliere aanwending van subsidies, worden verantwoord door de subsidieverstrekker.

Bij het jaarlijkse toezicht stelt de administratie de reserves vast die ten laste van subsidies zijn aangelegd. Om de reserves te bepalen, gelden de volgende modaliteiten:

1. de reserveaanleg op jaarbasis is het bedrag dat resteert van de subsidies die op jaarbasis toegekend zijn, na aftrek van de kosten die in dat jaar gemaakt zijn voor de realisatie van de doelstellingen waarvoor de subsidies zijn toegekend;
2. de gecumuleerde reserve is de som van de aangelegde reserves op jaarbasis.

Na goedkeuring door de administratie kunnen de volgende activiteiten aanvaard worden als kosten die gemaakt zijn om de doelstellingen te realiseren waarvoor de subsidies zijn toegekend:

1. de aanzuivering van een overgedragen verlies uit een gesubsidieerd werkingsjaar;
2. het aanleggen van een bestemd fonds voor activiteiten in latere jaren van de periode waarop  de subsidie betrekking heeft.

Het saldo van de subsidie dat overblijft wordt ingehouden of teruggestort aan de Vlaamse overheid.