Evaluatierapport

De kwaliteit van de werking van de sociaal-culturele volwassenenorganisaties die op basis van dit decreet een werkingssubsidie ontvangen wordt geëvalueerd door de administratie op basis van een plaatsbezoek in het derde werkjaar van de lopende beleidsperiode. De administratie laat zich hierbij bijstaan door twee experten uit de pool van experten. De betrokkenheid van de externe experten beperkt zich tot het plaatsbezoek.

De evaluatie vindt primair plaats om de subsidieverstrekker een beeld te geven van de eigenlijke werking van de organisatie, en dus ook van de feitelijke aanwending van de subsidie. De evaluatie kan zowel betrekking hebben op de voorbije werking als op de toekomstige werking. Met de evaluatie aan de hand van het bezoek ter plaatse wordt onderzocht op welke manier en in welke mate de organisatie voldoet aan de inhoudelijke en zakelijke beoordelingscriteria.

De evaluatie speelt daarnaast een cruciale rol in het cyclische proces van periodieke monitoring en continue kwaliteitsverbetering. Bij de evaluatie wordt immers beoordeeld hoe een organisatie is omgegaan met aanbevelingen die werden geformuleerd bij de beoordeling, en worden één of meerdere aanbevelingen geformuleerd bij de beoordelingscriteria waarop een onvoldoende wordt gescoord.

De evaluatie van de werking aan de hand van een plaatsbezoek door de administratie wordt voorbereid aan de hand van:

1. het beleidsplan;
2. het voortgangsrapport;
3. het laatste advies van de beoordelingscommissie;
4. de financiële gegevens;
5. andere informatie over de werking die in het kader van de voorbereiding van de evaluatie door de administratie kan worden opgevraagd.

De administratie evalueert aan de hand van de beoordelingscriteria en formuleert per beoordelingscriterium een van de volgende scores:

1. voldoet;
2. voldoet ten dele;
3. onvoldoende.

De administratie formuleert een of meer aanbevelingen voor elk beoordelingscriterium, dat een score onvoldoende krijgt.

Voor alle beoordelingscriteria zijn subcriteria voor evaluatie in het Besluit van de Vlaamse Regering geformuleerd. Je vindt meer informatie in dit document. De scores op de beoordelingscriteria worden bepaald volgens de volgende regels, rekening houdend met deze subcriteria voor evaluatie:

1. de score ‘voldoet’ wordt toegekend als aan alle subcriteria de score ‘voldoet’ is toegekend;
2. de score ‘voldoet ten dele’ wordt toegekend als aan alle subcriteria de score ‘voldoet ten dele’ is toegekend;
3. de score ‘voldoet ten dele’ kan worden toegekend als:
   • aan minimaal één subcriterium ‘voldoet’ en aan minimaal één subcriterium ‘voldoet ten dele’ is toegekend;
   • aan minimaal één subcriterium ‘voldoet’, aan minimaal één subcriterium ‘voldoet ten dele’, en aan minimaal één subcriterium ‘onvoldoende’ is toegekend;
   • aan minimaal één subcriterium ‘voldoet ten dele’ en aan minimaal één subcriterium ‘onvoldoende’ is toegekend;
   • aan minimaal één subcriterium ‘voldoet’ en aan minimaal één subcriterium ‘onvoldoende’ is toegekend;
4. de score ‘onvoldoende’ wordt toegekend als aan alle subcriteria de score ‘onvoldoende’ is toegekend;
5. de score ‘onvoldoende’ kan worden toegekend als aan minimaal één subcriterium de score ‘onvoldoende’ is toegekend.

De administratie heeft dus binnen deze regels een deliberatieve ruimte waarin zij afwegingen kan maken rekening houdend met alle elementen.

De administratie stelt voor elke organisatie een evaluatierapport op. Het evaluatierapport bevat het eindresultaat van de evaluatie, die de volgende vormen kan aannemen:

1. een positieve evaluatie;
2. een positieve evaluatie met aanbevelingen;
3. een negatieve evaluatie.

Het eindresultaat van de evaluatie wordt bepaald door de volgende regels:

1. een positieve evaluatie, als er op geen enkel beoordelingscriterium een onvoldoende wordt gescoord;
2. een positieve evaluatie met aanbevelingen, als er op minimaal één en maximaal vier van de volgende beoordelingscriteria een onvoldoende wordt gescoord: beoordelingscriteria 1°, 2°, 3°, 4°, 7°, 8°, 9°, 11;
3. een negatieve evaluatie, als er op vijf of meer van de volgende beoordelingscriteria een onvoldoende wordt gescoord: beoordelingscriteria 1°, 2°, 3°, 4°, 7°, 8°, 9°, 11°;
4. een negatieve evaluatie, als er op minstens één van de volgende beoordelingscriteria een onvoldoende wordt gescoord: beoordelingscriteria 5°, 6° en 10°.

De administratie meldt het voorlopige evaluatierapport aan de sociaal-culturele volwassenenorganisatie waarvan de werking geëvalueerd is uiterlijk op 31 december van het derde werkjaar van de lopende beleidsperiode. Het voorlopige (en ook definitieve!) evaluatierapport bevat minstens:

1. het eindresultaat;
2. voor elk beoordelingscriterium de score;
3. de motivatie bij elk van de scores;
4. als dat van toepassing is, de aanbevelingen.

De sociaal-culturele volwassenenorganisaties kunnen een repliek indienen na de melding van het voorlopige evaluatierapport. Een repliek kan alleen betrekking hebben op feitelijke onjuistheden in het voorlopige evaluatierapport. Onder feitelijke onjuistheden wordt verstaan: elementen in een advies of evaluatierapport waarvan ondubbelzinnig aangetoond kan worden dat ze gebaseerd zijn op foutieve, onvolledige of verkeerd geïnterpreteerde informatie.

Een repliek is ontvankelijk als ze voldoet aan de volgende ontvankelijkheidsvoorwaarden:

1. ze is ingediend uiterlijk vijftien dagen na de melding;
2. ze is gemotiveerd.

De administratie stelt vast of de repliek hier aan voldoet en meldt uiterlijk vijftien dagen na de ontvangst van de repliek aan de sociaal-culturele volwassenenorganisatie of de repliek al dan niet ontvankelijk is.

De administratie stelt op basis van de ontvankelijke repliek het (definitieve) evaluatierapport op. Als de organisatie geen repliek indient, geldt het voorlopige evaluatierapport als evaluatierapport.